Verslo analitika su Power BI / Vartotojo instrukcijos

⸻ Vartotojo instrukcija

Bazinė ataskaita – vartotojo instrukcija

Kaip naudotis BNM Finance parengta Power BI Bazine ataskaita: kokius puslapius rasite, kaip veikia filtrai, kaip pamatyti, kaip skaičiuojamas rodiklis, ir kaip gauti ataskaitą el. paštu bei įspėjimus.

Power BI
Duomenys iš Rivilė GAMA
10 puslapių viename faile
Atnaujinama kartą per parą

Kas yra Bazinė ataskaita

Bazinė ataskaita – vienas Power BI failas, kuriame yra visi pagrindiniai jūsų įmonės finansų puslapiai. Duomenys imami iš jūsų apskaitos (Rivilė GAMA). Puslapiai perjungiami ataskaitos kairėje esančiu puslapių sąrašu.

Ataskaitos puslapių sąrašas kairėje — Puslapių sąrašas ataskaitos kairėje – paspauskite pavadinimą, kad atidarytumėte puslapį.

01Vadovo suvestinėKaip man sekasi, palyginti su pernai? 02Pelnas ir nuostoliaiKur uždirbu ir kur prarandu? 03Pinigų srautaiAr turėsiu pinigų artimiausiais mėnesiais? 04Pirkėjų skolosKas man nesumokėjo ir kiek vėluoja? 05Pirkėjų sąskaitosKokios konkrečaus pirkėjo sąskaitos neapmokėtos? 06Mano įsipareigojimaiKą ir kada turiu sumokėti? 07SąnaudosKam išleidžiu pinigus? 08Pajamos ir klientaiIš ko uždirbu ir kiek priklausau nuo didžiausių klientų? 09Finansinė sveikataAr mano įmonė stabili? 10BalansasKokį turtą turiu ir kaip jis finansuojamas?

Puslapio sandara ir paaiškinimai

Visi puslapiai sudaryti vienodai:

Kairysis tamsus meniu – įmonės pavadinimas, puslapio pavadinimas ir filtrai. Apačioje – mygtukas Valyti filtrus.
Kortelės viršuje – svarbiausi skaičiai. Po skaičiumi mažu šriftu – pokytis, palyginti su praėjusiais metais (žalia – gerai, raudona – blogiau).
Grafikai ir lentelės – detalės.

Bazinės ataskaitos puslapio sandara: meniu ir filtrai, kortelės, grafikai, palyginimo pasirinkimas ir paaiškinimo ikonėlė — 1 – meniu ir filtrai, 2 – kortelės su svarbiausiais skaičiais, 3 – grafikai ir lentelės, 4 – su kuo lyginama, 5 – ⓘ paaiškinimas.

Kaip pamatyti, kaip skaičiuojamas rodiklis. Kiekvienos kortelės ir grafiko viršutiniame dešiniajame kampe visada matoma ⓘ ikonėlė. Užveskite ant jos pelę – iššoks paaiškinimas, ką rodo vizualas ir kaip skaičiuojama.

Užvedus pelę ant vizualo, atsiranda ir mygtukai išskleisti per visą ekraną bei … Daugiau parinkčių (eksportas, rodyti kaip lentelę).

Užvedus pelę ant paaiškinimo ikonėlės iššoka rodiklio aprašymas — Užveskite pelę ant ⓘ – iššoks rodiklio paaiškinimas.

Vizualo viršutiniame dešiniajame kampe atsirandantys mygtukai — Užvedus pelę ant vizualo, kampe atsiranda mygtukai, tarp jų – išskleisti per visą ekraną ir … Daugiau parinkčių.

Filtrai

Laikotarpio, padalinio ir „Duomenys iki“ filtrai galioja visuose puslapiuose: pasirinkus viename, tas pats rodoma ir kituose.

Filtras	Ką daro	Numatyta reikšmė
Laikotarpis	Metai, ketvirtis ar mėnuo, už kurį rodomi duomenys	Einamieji metai
Padalinys, Objektas	Rodo tik vieną padalinį ar objektą (jei įmonė juos naudoja)	Visi
Duomenys iki	Uždaryti mėnesiai – duomenys iki paskutinio buhalterio uždaryto mėnesio pabaigos. Pažymėjus ir Einamasis mėnuo – iki šiandien	Uždaryti mėnesiai
Palyginti su (viršuje dešinėje)	Su kuo lyginami rodikliai: praėję metai, biudžetas, praėjęs mėnuo arba be palyginimo	Praėję metai

Išskleistas laikotarpio filtras su metų sąrašu — Išskleistas filtras *Laikotarpis*.

Palyginimo pasirinkimas: praėję metai, biudžetas, praėjęs mėnuo, be palyginimo — Viršuje dešinėje pasirinkite, su kuo lyginti: praėję metai, biudžetas, praėjęs mėnuo arba be palyginimo.

Kaip lyginama. Visada lyginamas tas pats laikotarpis: jei rodomi duomenys iki rugpjūčio pabaigos, lyginama su pernai sausio–rugpjūčiu, o ne su visais praėjusiais metais.

Kodėl numatytai – tik uždaryti mėnesiai. Einamojo mėnesio apskaita dar nebaigta, todėl rodikliai galėtų atrodyti blogesni, nei yra.

Valyti filtrus grąžina visus filtrus į numatytas reikšmes. Laikydami Ctrl, galite pažymėti kelias reikšmes.

Sąveika su grafikais

Paspaudimas ant grafiko (stulpelio, eilutės) filtruoja kitus to puslapio vaizdus. Paspaudę dar kartą – filtras nuimamas.
Paspaudus 6 mėnesio stulpelį, kortelės, P/N santrauka ir kiti grafikai rodo tik to mėnesio duomenis.
Detalizacija. Dešiniu pelės mygtuku paspaudę pirkėją Pirkėjų skolose arba P/N eilutę Pelne ir nuostoliuose, pasirinkite Detalizacija – atsidarys sąskaitų arba buhalterinių operacijų sąrašas. Atgal grįžkite mygtuku ← Atgal.
Grafikas / Lentelė. Pinigų srautuose virš prognozės yra du mygtukai: Grafikas rodo prognozę linija, Lentelė – 13 savaičių lentelę.
Lentelės vaizdas: įplaukos, išmokos ir likutis kiekvienos savaitės pabaigoje.
Matricos išskleidimas. Lentelėse su „+“ ženklu galima išskleisti eilutę į detales (pvz., P/N straipsnis → sąskaitos). Paspaudę „−“, eilutę suskleisite.
Išskleista eilutė Pardavimo pajamos Pelne ir nuostoliuose.

Puslapiai

Nuotraukose – demonstracinės įmonės duomenys. Jūsų ataskaitoje matysite savo įmonės skaičius.

01Vadovo suvestinė

Viršuje – automatinė išvada vienu sakiniu: kaip pasikeitė pajamos ir sąnaudos, palyginti su pasirinktu laikotarpiu, kaip pakito marža, koks grynasis pelnas ir kiek mėnesių pakaks pinigų.

Kortelės – pajamos, EBITDA (pelnas prieš palūkanas, mokesčius ir nusidėvėjimą), grynasis pelnas, pinigų likutis ir pelno marža – su pokyčiu ir 12 mėn. kreive; paskutinėje – gautinos ir mokėtinos sumos. Apačioje: pajamos pagal mėnesius, sutrumpinta P/N, 5 didžiausi klientai ir pinigų likutis mėnesio pabaigoje su minimalia riba.

Vadovo suvestinė: automatinė išvada ir šešios pagrindinių rodiklių kortelės — Automatinė išvada ir kortelės. Rodyklė ir spalva po skaičiumi rodo pokytį, palyginti su pasirinktu laikotarpiu.

02Pelnas ir nuostoliai

Pilna P/N ataskaita su galimybe išskleisti iki buhalterinės sąskaitos ir operacijos. Krioklio grafikas rodo kelionę nuo pajamų iki grynojo pelno; stulpeliai – grynasis pelnas pagal mėnesius (nuostolingi mėnesiai raudoni).

Pelno (nuostolių) ataskaitos puslapis su krioklio grafiku ir grynuoju pelnu pagal mėnesius — Viršuje – P/N pagal mėnesius, apačioje – kelias nuo pajamų iki grynojo pelno ir grynasis pelnas pagal mėnesius.

03Pinigų srautai

Kortelės: pinigai dabar, įplaukos praėjusį mėnesį, prognozė po 30 d. ir kiek mėnesių pakaks pinigų.

Prognozė = dabartinis likutis + neapmokėtos pirkėjų sąskaitos − neapmokėtos tiekėjų sąskaitos pagal apmokėjimo terminus − mokesčiai (PVM, GPM, Sodra pagal mokėjimo terminus) − darbo užmokestis − paskolų ir lizingo įmokos

Filtru Įtraukti į prognozę galima išimti, pvz., ginčijamas skolas, filtru Mokėjimo terminas – rodyti tik vėluojančias ar tik būsimas sąskaitas. Raudona linija – minimalus pinigų rezervas.

Pinigų srautų puslapis: kortelės, pinigų likutis ir 90 dienų prognozė — Mėlyna linija – faktinis likutis, geltona – prognozė, raudona – minimali riba. Kairėje – prognozės filtrai.

04Pirkėjų skolos

Gautinos sumos, iš jų pradelsta, pirkėjų apmokėjimo trukmė (DSO) ir pradelsta daugiau nei 90 d. Skolų senėjimas, didžiausių skolininkų sąrašas su spalvota būsena ir senėjimas pagal mėnesius. Skolos rodomos būsenos datai.

Pirkėjų skolų puslapis: gautinos sumos, senėjimas ir didžiausi skolininkai — Skolų senėjimas, didžiausi skolininkai su būsena ir senėjimas pagal mėnesius.

05Pirkėjų sąskaitos

Atsidaro iš Pirkėjų skolų per detalizaciją: vieno ar visų pirkėjų neapmokėtos sąskaitos su terminais ir vėlavimu.

Pirkėjų sąskaitų puslapis: neapmokėtos sąskaitos su terminais ir vėlavimu — Skolos pagal senėjimo grupes ir kiekviena atvira sąskaita. Mygtukas **← Atgal** grąžina į Pirkėjų skolas.

06Mano įsipareigojimai

Mokėtinos sumos, iš jų pradelsta, ką mokėti per 7 dienas, paskolos ir lizingas. Mokėjimų kalendorius (pradelsti – raudonai) ir mokėjimai artimiausias 6 savaites.

Mano įsipareigojimų puslapis: mokėtinos sumos, mokėjimų kalendorius ir artimiausi mokėjimai — Mokėjimų kalendorius ir artimiausių 6 savaičių mokėjimai pagal tipą.

07Sąnaudos

Sąnaudų struktūra, didžiausi pokyčiai, didžiausi tiekėjai (be parduotų prekių savikainos) ir sąnaudos pagal mėnesius. Paspaudę sąnaudų grupę, matysite tik ją.

Sąnaudų puslapis: sąnaudų struktūra ir didžiausi pokyčiai — Sąnaudų struktūra ir didžiausi pokyčiai, palyginti su pasirinktu laikotarpiu.

08Pajamos ir klientai

Pajamos, aktyvūs klientai, 3 didžiausių klientų dalis (geltona, jei daugiau nei 40 %) ir vidutinė sąskaitos suma. Klientų koncentracija, klientų pokyčiai ir pajamos pagal veiklas.

Pajamų ir klientų puslapis: klientų koncentracija, pokyčiai ir pajamos pagal veiklas — Klientų koncentracija (geltona linija – kaupiama pajamų dalis), klientų pokyčiai ir pajamos pagal veiklas.

09Finansinė sveikata

Viršuje – bendra išvada: kurie rodikliai geri, kuriuos verta stebėti ir kur rizika.

Pirmoje eilutėje – einamasis ir greitasis likvidumas, nuosavybės koeficientas ir DSO; skaičiaus spalva rodo zoną (žalia – gerai, geltona – stebėti, raudona – rizika). Antroje eilutėje – atsargų ir tiekėjų skolų apyvartumas, pinigų ciklas ir apyvartinis kapitalas.

Apačioje – lentelė „Ką tai reiškia?“ su kiekvieno rodiklio paaiškinimu paprasta kalba, turto ir finansavimo struktūra bei ilgalaikio turto apyvartumas.

Finansinės sveikatos puslapis: likvidumo, apyvartumo rodikliai ir paaiškinimų lentelė — Skaičiaus spalva rodo zoną, o lentelė „Ką tai reiškia?“ paaiškina kiekvieną rodiklį.

10Balansas

Sutrumpintas balansas dviem datoms su galimybe išskleisti iki sąskaitų.

Balanso puslapis su išskleidžiamais straipsniais — Balanso straipsnius išskleisite ir suskleisite ženklais prie eilučių.

Spalvos ir ženklai

Ataskaitoje spalvos naudojamos dviem skirtingais tikslais. Vertinimo spalvos (žalia, geltona, raudona) parodo, ar rodiklis geras. Grafikų spalvos tik atskiria duomenis, pvz., faktą nuo prognozės, ir nieko nevertina. Ką spalva reiškia konkrečiame grafike, visada nurodo legenda virš jo.

Vertinimo spalvos – ar tai gerai?

ŽaliaGerai arba geriau, palyginti su pernai ar biudžetu

GeltonaĮspėjimas – verta stebėti

RaudonaBlogiau arba peržengta riba

Kur matysite	Ką reiškia spalva
Pokytis po kortelės skaičiumi	Rodyklė ▲ ▼ rodo kryptį (didėja ar mažėja), o spalva – ar pokytis geras. Lyginama su tuo, kas pasirinkta Palyginti su.
Pats kortelės skaičius	Raudonas – peržengta riba, pvz., pinigų prognozė žemiau minimalaus rezervo. Geltonas – įspėjimas, pvz., 3 didžiausių klientų dalis viršija 40 %.
Finansinė sveikata	Skaičiaus spalva rodo zoną: žalia – gerai, geltona – stebėti, raudona – rizika. Tamsus skaičius – informacinis rodiklis, be vertinimo.
Pokyčiai lentelėse	Didžiausi pokyčiai (Sąnaudos) ir Klientų pokyčiai (Pajamos ir klientai): žalia – pokytis naudingas, raudona – nenaudingas.
Skolos ir mokėjimai	Raudonai pažymėtos pradelstos skolos ir pradelsti mokėjimai (Pirkėjų skolos, Pirkėjų sąskaitos, Mano įsipareigojimai).

Spalva vertina, o ne rodo kryptį. Jei rodiklio augimas yra blogai – sąnaudos, pradelstos skolos, pirkėjų apmokėjimo trukmė (DSO) – augimas rodomas raudonai su ▲, o sumažėjimas – žaliai su ▼.

Grafikų spalvos – kas yra kas

Šios spalvos nieko nevertina – jos tik atskiria duomenis grafike.

Spalva	Ką rodo	Kur
Tamsiai mėlyna	Pasirinktas laikotarpis (faktas) arba rezultatas, pvz., grynasis pelnas krioklio grafiko pabaigoje	Dauguma stulpelių grafikų
Šviesiai mėlyna	Palyginimas – praėję metai, biudžetas ar praėjęs mėnuo	Grafikai su palyginimu
Žalsva	Pajamos ir įplaukos	Krioklio grafiko pradžia, tikėtinos įplaukos
Raudoni stulpeliai	Tai, kas mažina rezultatą: sąnaudos, išmokos, nuostolis	Krioklio grafikas, nuostolingi mėnesiai, numatomos išmokos
Mėlyna linija	Faktinis pinigų likutis	Pinigų srautai
Geltona linija	Prognozė arba kaupiama pajamų dalis	Pinigų srautai, Pajamos ir klientai
Raudona linija	Riba, su kuria lyginama: minimalus pinigų rezervas, 80 % pajamų riba	Pinigų srautai, Pajamos ir klientai
Nuo žalios iki raudonos	Skolos senumas: nepradelsta, 1–30 d., 31–60 d., 61–90 d., daugiau nei 90 d. Kuo raudoniau, tuo senesnė skola.	Pirkėjų skolos
Šviesi sritis kortelėje	12 mėn. kreivė – kaip rodiklis keitėsi	Kortelės
Kitos spalvos	Tik kategorijos, pvz., mokėjimų tipai ar sąnaudų grupės. Ką reiškia kiekviena, nurodo legenda.	Mano įsipareigojimai, Sąnaudos

Ženklai

Ženklas	Ką reiškia
ⓘ	Paaiškinimas. Užveskite pelę – iššoks, ką rodo vizualas ir kaip skaičiuojama.
▲ ▼	Pokyčio kryptis: didėja arba mažėja. Ar tai gerai, rodo spalva.
+ / −	Išskleisti arba suskleisti lentelės eilutę.
…	Daugiau parinkčių: eksportas, rodyti kaip lentelę, įspėjimas.
← Atgal	Grįžti iš detalizacijos į ankstesnį puslapį.
(Tuščia)	Pasirinktam laikotarpiui duomenų nėra.

Eksportas į Excel

Bet kurio grafiko ar lentelės skaičius galite atsisiųsti į Excel ir toliau dirbti su jais savo faile.

Užveskite pelę ant vizualo ir viršutiniame dešiniajame kampe spauskite … Daugiau parinkčių.
Pasirinkite Eksportuoti duomenis.
Pasirinkite, kokių duomenų reikia, ir spauskite Eksportuoti – atsisiųs .xlsx failas.

Vizualo meniu Daugiau parinkčių su punktais Rodyti kaip lentelę ir Eksportuoti duomenis — Meniu … Daugiau parinkčių: *Eksportuoti duomenis* atsisiunčia duomenis į Excel, *Rodyti kaip lentelę* parodo grafiko skaičius.

Parinktis	Ką gausite
Su dabartiniu maketu (Data with current layout)	Lentelėms ir matricoms: duomenys tokie, kokius matote ataskaitoje – su tais pačiais stulpeliais ir formatu.
Apibendrinti duomenys (Summarized data)	Vizualo skaičiai be formatavimo. Tinka ir grafikams, patogiausia, jei toliau skaičiuosite Excel faile.

Eksportuojama tik tai, kas matoma. Į failą patenka duomenys su tuo metu pasirinktais filtrais – laikotarpiu, padaliniu, Duomenys iki. Prieš eksportuodami patikrinkite filtrus.

Rodyti kaip lentelę – tame pačiame meniu: grafiko skaičiai parodomi lentelėje, nieko neatsisiunčiant.

Jei meniu nėra Eksportuoti duomenis, kreipkitės į BNM Finance.

Dažni klausimai

Kodėl nematau šio mėnesio duomenų?

Numatytai rodomi tik uždaryti mėnesiai. Filtre Duomenys iki pažymėkite ir Einamasis mėnuo.

Kodėl po skaičiumi nėra pokyčio?

Pasirinkta Be palyginimo arba palyginamu laikotarpiu duomenų nėra.

Kodėl skaičiai skiriasi nuo Rivilės?

Ataskaita atnaujinama kartą per parą, naktį, todėl šiandien Rivilėje įvesti įrašai matysis rytoj. Pageidaujant atnaujinimų gali būti iki 8 kartų per parą – kreipkitės į BNM Finance. Patikrinkite ir filtrus.

Kaip grįžti į pradžią?

Mygtukas Valyti filtrus kairiajame meniu.

Pastebėjau klaidą ar trūksta rodiklio

Parašykite savo BNM Finance buhalteriui.

Prenumeratos ir įspėjimai

Ataskaitą el. paštu ir įspėjimus apie svarbius pokyčius galite nusistatyti patys, be administratoriaus pagalbos.

Prenumerata – ataskaita el. paštu

Atidarykite norimą puslapį ir viršuje spauskite Prenumeruoti → Kurti prenumeratą (angliškai – Subscribe → Add subscription).
Pasirinkite puslapį, dažnumą ir laiką. Mėnesio ataskaitai rinkitės dieną po mėnesio uždarymo, pvz., kiekvieno mėnesio 21 d.
Pasirinkite, ar laiške rodyti puslapio vaizdą, ar prisegti PDF (skiltyje Daugiau parinkčių), ir spauskite Įrašyti (Save).

Prenumeratos kūrimo langas Power BI — Prenumeratos langas: pavadinimas, gavėjai, dažnumas ir laikas.

Prenumeratą galite sukurti tik sau. Kad tą pačią ataskaitą gautų ir kolegos, kreipkitės į BNM Finance. Prenumeratai reikia Power BI Pro licencijos, nebent jūsų ataskaitos yra Premium ar Fabric talpoje.

Įspėjimas – pranešimas, kai skaičius peržengia ribą

Spustelėkite kortelę, kurią norite stebėti (pvz., pinigų prognozę), ir viršutinėje juostoje spauskite Įspėjimai ir stebėjimas → Nustatyti įspėjimą (Set alert). Tą patį rasite ir vizualo meniu … → Įtraukti įspėjimą.
Nurodykite sąlygą (pvz., „mažiau nei 10 000 €“) ir kaip pranešti: el. paštu ar Teams žinute.
Spauskite Create. Pranešimą gausite po duomenų atnaujinimo, kai sąlyga išsipildys.

Power BI juosta: Prenumeruoti ir Įspėjimai ir stebėjimas – Nustatyti įspėjimą — Įspėjimas nustatomas per **Įspėjimai ir stebėjimas** → **Nustatyti įspėjimą**.

Įspėjimai veikia, kai jūsų ataskaitos yra Fabric talpoje. Jei mygtuko Nustatyti įspėjimą (Set alert) nematote, kreipkitės į BNM Finance.

Kita instrukcijaIšplėstinės ataskaitos – vartotojo instrukcija→ PaslaugaVerslo analitika su Power BI→

Pastebėjote klaidą ar trūksta rodiklio? Parašykite savo BNM Finance buhalteriui.