Išplėstinės ataskaitos – vartotojo instrukcija

Kokios ataskaitos yra

Išplėstinės ataskaitos – tai atskiri Power BI failai pagal sritis. Kiekvienas failas atskiras, kad prieigą būtų galima suteikti tik tiems darbuotojams, kuriems jo reikia (pvz., maržas mato tik vadovybė). Visi failai naudoja tuos pačius jūsų apskaitos (Rivilė GAMA) duomenis, todėl skaičiai tarp jų sutampa.

Puslapio sandara

Kiekvienas puslapis sudarytas vienodai, todėl išmokus vieną ataskaitą, kitos naudojamos taip pat.

1. Kairysis tamsus meniu – įmonės pavadinimas, puslapio pavadinimas ir filtrai (laikotarpis, padalinys, kiti pjūviai). Apačioje – mygtukas Valyti filtrus ir puslapių navigacija.
2. KPI kortelės viršuje – pagrindiniai skaičiai. Po skaičiumi mažu šriftu rašomas pokytis, palyginti su pasirinktu laikotarpiu (žalia – gerai, raudona – blogiau).
3. Grafikai ir lentelės – detalės. Didžiosios lentelės apačioje turi eilutę Iš viso.
4. Viršuje dešinėje kai kuriuose puslapiuose yra papildomi perjungikliai: Palyginimas, Suma/Kiekis, Grafikas/Lentelė.

Kaip pamatyti, kaip skaičiuojamas rodiklis

Beveik kiekvieno grafiko, lentelės ir KPI kortelės viršutiniame dešiniajame kampe visada matoma ⓘ ikonėlė – jos nereikia ieškoti ar pirmiausia užvesti pelės ant vizualo. Užveskite pelę ant ⓘ ir iššoks paaiškinimas: ką rodo vizualas, iš kokių duomenų ir kaip skaičiuojama (pvz., kaip sudaroma pinigų prognozė, kas laikoma užsigulėjusia preke).

Užvedus pelę ant vizualo, šalia ⓘ atsiranda ir kiti mygtukai: išskleisti per visą ekraną (fokusas) ir … Daugiau parinkčių (eksportas, rodyti kaip lentelę, rūšiavimas).

Filtrai

Filtrai kairiajame meniu galioja visam puslapiui, o laikotarpio, padalinio ir „Duomenys iki“ filtrai sinchronizuojami tarp vienos ataskaitos puslapių: pasirinkus viename puslapyje, tas pats galioja ir kituose.

Kaip lyginama. Lyginamas tas pats laikotarpis praeityje: jei rodomi duomenys iki rugpjūčio pabaigos, lyginama su praeitų metų sausio–rugpjūčio mėn., o ne su visais praeitais metais. Pasirinkus „Einamasis mėnuo“, lyginama su tuo pačiu laikotarpiu pernai iki tos pačios dienos.

Kodėl numatytai – tik uždaryti mėnesiai. Einamojo mėnesio duomenys dar nepilni (neužbaigta apskaita, ne visos sąskaitos), todėl rodikliai gali atrodyti blogesni, nei yra.

Valyti filtrus grąžina visus filtrus į numatytas reikšmes. Paspaudę filtrą laikydami Ctrl, galite pasirinkti kelias reikšmes.

Sąveika su grafikais

• Paspaudimas ant grafiko (stulpelio, eilutės, segmento) filtruoja kitus to puslapio vizualus. Paspaudę dar kartą arba tuščioje vietoje – filtras nuimamas.

  

• Detalizacija (drill-through). Dešiniu pelės mygtuku paspaudę klientą, prekę ar sąskaitą, pasirinkite Detalizuoti ir norimą puslapį – atsidarys puslapis su to objekto dokumentais. Į ankstesnį puslapį grįžkite mygtuku ← Atgal (viršuje dešinėje).

  

  

• Grafikas / Lentelė. Pinigų srautų prognozėje virš grafiko yra du mygtukai: Grafikas rodo prognozę linija, Lentelė – 13 savaičių lentelę (įplaukos, išmokos, likutis savaitės pabaigoje).

  

• Pjūvio parinkiklis (pvz., Klientas / Prekė / Vadybininkas / Padalinys) – plytelių eilė virš lentelės. Paspaudę plytelę pakeičiate, pagal ką grupuojamos lentelės eilutės; rodikliai lieka tie patys.

  

• Matricos išskleidimas. Lentelėse su „+“ ženklu eilutės pavadinime galima išskleisti grupę (pvz., prekės grupė → prekės). Paspaudę „−“, grupę suskleisite.

  

Atskirų ataskaitų ypatumai

Nuotraukose – demonstracinės įmonės duomenys. Jūsų ataskaitose matysite savo įmonės skaičius.

Apžvalga Finansinė ataskaita

Viršuje – automatinė išvada vienu sakiniu: kaip pasikeitė pajamos ir sąnaudos, palyginti su pasirinktu laikotarpiu, kaip pakito marža, koks grynasis pelnas ir kiek mėnesių pakaks pinigų. Po ja – pagrindinių rodiklių kortelės su pokyčiu ir 12 mėn. kreive.

Finansinė sveikata ir efektyvumas Finansinė ataskaita

Viršuje – bendra išvada: kurie rodikliai geri, kuriuos verta stebėti ir kur rizika. Pirmoje eilutėje – einamasis ir greitasis likvidumas, nuosavybės koeficientas ir pirkėjų apmokėjimo trukmė (DSO); skaičiaus spalva rodo zoną, zonų ribas BNM Finance gali pritaikyti kiekvienai įmonei. Antroje eilutėje – atsargų ir tiekėjų skolų apyvartumas, pinigų ciklas ir apyvartinis kapitalas.

Apačioje – lentelė „Ką tai reiškia?“ su kiekvieno rodiklio paaiškinimu paprasta kalba, turto ir finansavimo struktūra bei ilgalaikio turto apyvartumas. Balanso puslapyje liko tik sutrumpinto balanso lentelė.

Pinigų srautai

Prognozė = dabartinis pinigų likutis + neapmokėtos pirkėjų sąskaitos (pagal apmokėjimo terminą) − neapmokėtos tiekėjų sąskaitos (pagal terminą) − mokesčiai (PVM, GPM, Sodra pagal mokėjimo terminus) − darbo užmokestis − paskolų ir lizingo įmokos

Jau pradelstos sąskaitos priskiriamos pirmajai prognozės savaitei. Filtru Įtraukti į prognozę galima išimti, pvz., ginčijamas ar labai senas skolas, o filtru Mokėjimo terminas – rodyti tik vėluojančias ar tik būsimas sąskaitas. Raudona linija grafike – minimalus pinigų rezervas.

Skolos

Skolos skaičiuojamos būsenos datai (paskutinio uždaryto mėnesio pabaigai). Skolos skirstomos į nepradelstas ir pradelstas pagal vėlavimo dienų grupes.

Gautinų sumų apyvartumas (DSO) – per kiek dienų vidutiniškai sumoka pirkėjai, vertinant ir dar neapmokėtas skolas (paskutiniai 3 mėn.); visose ataskaitose skaičiuojamas vienodai. Faktinė apmokėjimo trukmė – kiek dienų vidutiniškai užtruko jau apmokėtos sąskaitos.

Pardavimai

Sumos be PVM. Naujas klientas – pirko šiuo laikotarpiu, bet nepirko per 12 mėn. iki laikotarpio pradžios; prarastas – pirko per tuos 12 mėn., bet šiuo laikotarpiu nepirko.

Prekių pelningumas

Bendrasis pelnas = pardavimai − savikaina
Marža % = bendrasis pelnas / pardavimai

Paslaugoms ir prekėms be savikainos marža būna 100 % – tai ne klaida, o trūkstama savikaina apskaitoje.

Sandėlis

Atsargų vertė – savikaina. Užsigulėjusi prekė – likutis yra, bet nepardavinėta ilgiau nei nustatyta riba (numatytai 90 d.). Apyvartumas, d. – per kiek dienų vidutiniškai parduodamas likutis. Atsargų amžius skaičiuojamas nuo pirkimo datos (FIFO).

Pirkimai

Sumos be PVM, pirkimų grąžinimai su minuso ženklu. Puslapiai sudėlioti kaip Pardavimų ataskaitoje: kortelės viršuje lyginamos su pasirinktu palyginimu, puslapyje Nauji ir prarasti tiekėjai matyti, iš kurių tiekėjų pradėta ar nustota pirkti.

Lentelėje Sąskaitų detalizacija stulpelio Dokumentas nuoroda atidaro Rivilėje prie sąskaitos išsaugotą skenuotą dokumentą; jei nuorodos nėra, dokumentas nebuvo pridėtas.

Darbo užmokestis

DU fondas rodomas bruto, darbo vietos kaina – kartu su darbdavio mokesčiais. Darbuotojų skaičius – pasirinkto laikotarpio pabaigai: skaičiuojami priimti ir dar neatleisti (pagal Rivilės priėmimo ir atleidimo operacijas).

Puslapyje Atostogos – nepanaudotų kasmetinių atostogų likutis dienomis: priklausančios dienos minus panaudotos, pagal Rivilės atostogų apskaitą; po paskutinio Rivilėje paskaičiuoto laikotarpio dienos priskaičiuojamos proporcingai metinei normai. Bendrame likutyje rodomi tik dirbantys darbuotojai; išėjusiems kaupimas sustoja atleidimo dieną.

Darbo laikas rodo dirbtas, atostogų ir ligos dienas pagal darbo laiko apskaitą.

Ataskaitoje yra kiekvieno darbuotojo DU, todėl prieigą rekomenduojame duoti tik vadovui ir personalo specialistui.

Ilgalaikis turtas

Turto vertė ir nusidėvėjimas pagal turto grupes. Prie kiekvienos turto kortelės matyti nusidėvėjimo laikotarpis metais ir kiek mėnesių dar liko nudėvėti.

Spalvos ir ženklai

Ataskaitose spalvos naudojamos dviem skirtingais tikslais. Vertinimo spalvos (žalia, geltona, raudona) parodo, ar rodiklis geras. Grafikų spalvos tik atskiria duomenis, pvz., faktą nuo prognozės, ir nieko nevertina. Ką spalva reiškia konkrečiame grafike, visada nurodo legenda virš jo.

Vertinimo spalvos – ar tai gerai?

Grafikų spalvos – kas yra kas

Šios spalvos nieko nevertina – jos tik atskiria duomenis grafike.

Ženklai

Eksportas į Excel

Bet kurio grafiko ar lentelės skaičius galite atsisiųsti į Excel ir toliau dirbti su jais savo faile.

1. Užveskite pelę ant vizualo ir viršutiniame dešiniajame kampe spauskite … Daugiau parinkčių.
2. Pasirinkite Eksportuoti duomenis.
3. Pasirinkite, kokių duomenų reikia, ir spauskite Eksportuoti – atsisiųs .xlsx failas.

Dažni klausimai

Prenumeratos ir įspėjimai

Ataskaitą el. paštu ir įspėjimus apie svarbius pokyčius galite nusistatyti patys, be administratoriaus pagalbos. Tai veikia visose išplėstinio paketo ataskaitose.

Prenumerata – ataskaita el. paštu

1. Atidarykite norimą puslapį ir viršuje spauskite Prenumeruoti → Kurti prenumeratą (angliškai – Subscribe → Add subscription).
2. Pasirinkite puslapį, dažnumą ir laiką. Mėnesio ataskaitai rinkitės dieną po mėnesio uždarymo, pvz., kiekvieno mėnesio 21 d.
3. Pasirinkite, ar laiške rodyti puslapio vaizdą, ar prisegti PDF (skiltyje Daugiau parinkčių), ir spauskite Įrašyti (Save).

Įspėjimas – pranešimas, kai skaičius peržengia ribą

1. Spustelėkite kortelę, kurią norite stebėti (pvz., pinigų prognozę), ir viršutinėje juostoje spauskite Nustatyti įspėjimą (Set alert). Tą patį rasite ir vizualo meniu … → Įtraukti įspėjimą.
2. Nurodykite sąlygą (pvz., „mažiau nei 10 000 €“) ir kaip pranešti: el. paštu ar Teams žinute.
3. Spauskite Create. Pranešimą gausite po duomenų atnaujinimo, kai sąlyga išsipildys.

Pastebėjote klaidą ar trūksta rodiklio? Parašykite savo BNM Finance buhalteriui arba konsultantui.