„BNM Finance“ patirtis: automatizavimas tampa top finansų valdymo prioritetu

Verslo perkėlimas į internetinę erdvę nėra naujiena, tačiau žaidimo taisykles kardinaliai pakeitė pandemija. Pastaroji gerokai paspartino įmones veiklą perkelti į internetą, kas turėjo ženklią įtaką sujungimų su įvairiomis sistemomis poreikio augimą. „2021 m. apie 30 proc. mūsų naujų klientų sudarė bendrovės, kurių pagrindinė veikla yra e. prekyba arba viena iš skaitmeninių veiklos sričių. Tad išaugo mūsų, kaip buhalterinių paslaugų partnerio, dalyvavimo jungiant bei diegiant sistemas, kurios susijusios su įvairiais verslo procesais, poreikis. Vadovai pageidauja, kad įmonės valdymas būtų kuo efektyvesnis ir į šiuos procesus įtraukia apskaitos ir finansų srities ekspertus“, – rinkos pokytį pažymi S. Matiukienė.

Vadovai vis daugiau dėmesio skiria ir procesų skaitmenizavimui, kad visa informacija pasiektų buhalterinės apskaitos sistemas automatiškai iš visų kitų verslo valdymo sistemų taip siekiant  efektyviau priimti verslo sprendimus. „BNM Finance“ pajamos šioje srityje augo daugiau nei 330 proc. palyginti su praėjusiais metais. Taip pat pajutome itin didelį augimą finansų vadovų nuomos ir analitikos paslaugų srityse. Pajamos iš šių paslaugų augo daugiau nei 420 proc. ir 260 proc. atitinkamai, palyginti su 2020 metais. Tai puikiai atskleidžia vadovų sąmoningumą bei rinkos brandą buhalterinės apskaitos valdymo srityje. Galimai tam įtakos turėjo ir ekonominiai bei geopolitiniai pokyčiai pasaulyje“, – pažymi „BNM Finance“ vadovė.

Pastarųjų metų pokyčiai, kai dauguma verslų turėjo priprasti prie naujos realybės ir nuotolinio darbo, gerokai padidino poreikį sprendimams šiuos pasikeitimus suvaldyti. Finansų apskaitos paslaugas papildo integravimo ir automatizavo sprendimai, leidžiantys užtikrinti dar efektyvesnį finansų valdymą.

S. Matiukienė dalijasi, jog „reaguojant į tendencijas, įprastą apskaitos ir finansų ekspertų komandą papildėme integracijų padaliniu. Čia dirba žmonės, puikiai suprantantys duomenų judėjimą įmonės viduje ir tarp skirtingų sistemų. Galime konsultuoti tiek vadovus, tiek sistemų diegėjus, nes įmonės viduje turime programuotojus, kurie gali užtikrinti tinkamą dokumentų ir personalo valdymo sistemų integraciją su apskaitos sistema“.

Gerokai pakito ir darbuotojų mobilumas, todėl net ir mažose bendrovėse išryškėjo poreikis automatizuotiems dokumentų ir personalo valdymo įrankiams. Jie leidžia greitai sudaryti prašymus atostogoms, laisvadieniams, o komandiruočių valdymo sprendimas padeda ne tik įforminti, bet ir paprastai pateikti informaciją apie patirtas išlaidas. Tai ženkliai sumažina rankinio darbo krūvį bei leidžia vadovams vienoje sistemoje matyti informaciją apie planuotas ir faktines komandiruočių išlaidas.

Tokie įrankiai išlaisvina ir taupo laiką, nes įmonės visą dėmesį gali sutelkti stabiliam augimui bei procesų suvaldymui dar ankstyvoje stadijoje. Kuo bendrovė didesnė, tuo sudėtingiau keisti procesus, tad apie jų integraciją reikėtų galvoti kaip įmanoma anksčiau. Šie sprendimai sujungia visus įmonės grandinėje vykstančias operacijas, tad nebereikia nerimauti, ar ko nors nepateikėte buhalterijai. Apskaita tampa kur kas operatyvesnė ir kokybiškesnė.

Procesų optimizavimo sėkmė – individuali atvejo analizė

Svarbu suprasti, jog vienas standartizuotas automatizavimo sprendimas netiks visiems. Finansų valdymo ir buhalterinės apskaitos procesų automatizavimo sprendimų sėkmė smarkiai priklauso nuo detalios atvejo analizės. Tuo remiasi ir „BNM Finance“, kurdami skaitmeninius automatizavimo įrankius.

„Darbą visuomet pradedame sustyguodami įmonės finansų procesus. Tam turime savo metodiką, kurios progresyvumą patvirtina eilė klientų sėkmės istorijų. Taip pat ir savo patyrusią komandą – integracijų ekspertus, apskaitos specialistus, teisininkus ir programuotojus, kurie užtikrina, jog sukurta sistema idealiai tiktų konkretaus kliento situacijai. Pavyzdžiui, vienai pirmaujančių diagnostikos ir ambulatorinių paslaugų teikėjai, „Affidea Lietuva“, sukūrėme maksimaliai automatizuotą ir tikslią atlygio skaičiavimo sistemą, kuri individualizuota kiekvienam darbuotojui. Darbo užmokestis čia suskaičiuojamas greičiau nei per 4 dienas. Atsižvelgiant į darbuotojų skaičių ir sutarčių įvairovę tai yra labai greitas rezultatas, nes paprastai pagal tokį sudėtingą algoritmą skaičiuojant, specialistai užtruktų 7 ir daugiau dienų“, – patirtimi dalijasi S. Matiukienė.

„Affidea“ grupės įmonės Lietuvoje turi daugiau nei 800 darbuotojų, kurių 90 proc. dirba ne pagal standartinę darbo sutartį su fiksuotu darbo užmokesčiu, todėl kiekvienas darbuotojas apskaitomas individualiai. Tokie automatizavimo sprendimai leidžia maksimaliai optimizuoti procesus siekiant užtikrinti efektyvią buhalterinę apskaitą.

Augs poreikis dokumentų standartizavimui

Greta automatizuotų procesų labai sparčiai kinta ir dokumentų tvarkymo sistema. „Šiandien vis mažiau gauname ranka rašytų ar spausdintų dokumentų, o jau dabar apie 70 proc. mūsų klientų pereina prie elektroninių jų versijų. Tad ateityje įmonėse neišvengiamai bus sprendžiamas vieningo sąskaitos formato standartizavimo klausimas, nes tai dar labiau suefektyvintų buhalterinių dokumentų skaitmenizavimą“, ­– pažymi „BNM Finance“ vadovė.

Būtent skirtingi formatai trukdo diegti teksto atpažinimo programas (angl. OCR) arba pats procesas nėra labai efektyvus, koks galėtų būti, nes visa tai vis tiek turi prižiūrėti asmuo. Atsižvelgiant į augančius automatizavimo tempus ir skaitmeninių dokumentų augimą, greitu metu turėtų padidėti ir unifikuotų dokumentų poreikis.

Ateities planuose – dar daugiau dėmesio finansų analitikai

Skaitmenizacija paveiks ne tik pačius dokumentus, bet ir jų analitiką. Kaip pažymi Simona Matiukienė „šiais metais ir toliau vystysime vieną iš didžiausių pridėtinių verčių klientams kuriančių įrankių „Power BI“ – skaitmenintą analitikos sistemą, kuri leidžia patogiai ir greitai atvaizduoti įvairius duomenis, juos filtruoti, rūšiuoti bei lyginti su kitų periodų duomenimis. Sistema taip pat turi dirbtinio intelekto galimybes, leidžiančias daryti išvadas iš didelių, tarpusavyje tiesiogiai nesusijusių duomenų“. Vadovams tai leidžia atitinkamai strateguoti savo verslo sprendimus bei operatyviai sekti finansinius duomenis.

Visi paminėti sprendimai neabejotinai išlaisvina buhalterinės apskaitos specialistus nuo techninių darbų, tad gerokai daugiau dėmesio galime skirti aukštesnę pridėtinę vertę teikiančioms paslaugoms – konsultacijoms verslo, mokesčių ir optimizavimo klausimais.